Politique de confidentialité

La présente politique explique comment les données personnelles sont recueillies, utilisées, partagées, conservées et protégées lors de l’utilisation du site, de la création d’un compte ou de la réalisation d’un achat.

1. Responsable du traitement

Pour la gestion du site et des ventes, nous agissons en qualité de responsable du traitement lorsque nous déterminons les finalités et les moyens liés notamment :

  • à la création et au suivi des commandes ;

  • à l’expédition et au service après-vente ;

  • à l’administration des comptes utilisateurs ;

  • au fonctionnement des services essentiels du site ;

  • à la gestion de la relation client.

Dans certaines opérations réalisées pour le compte d’un tiers, nous pouvons intervenir comme sous-traitant et traiter les données uniquement selon les instructions documentées de ce dernier.

2. Définitions principales

Aux fins de la présente politique :

  • Client : personne physique effectuant un achat à des fins non commerciales ;

  • Utilisateur : toute personne consultant ou utilisant le site ;

  • Responsable du traitement : personne ou entité déterminant les finalités et les moyens d’un traitement ;

  • Responsables conjoints : parties définissant ensemble ces finalités et moyens, conformément à l’article 26 du RGPD ;

  • Sous-traitant : prestataire autorisé à traiter des données pour le compte du responsable du traitement.

3. Catégories de données traitées

Selon l’utilisation des services, les données suivantes peuvent être traitées :

  • nom et coordonnées ;

  • adresses de facturation et de livraison ;

  • informations relatives au compte ;

  • contenu et historique des commandes ;

  • données nécessaires au paiement et à la vérification des transactions ;

  • échanges avec le service client ;

  • informations relatives aux retours, réclamations et garanties ;

  • données techniques et statistiques liées à l’utilisation du site.

Seules les informations pertinentes au regard de la finalité concernée doivent être demandées. Les données facultatives sont identifiées comme telles et peuvent ne pas être fournies.

4. Finalités et bases juridiques

Chaque traitement repose sur l’une des bases prévues à l’article 6 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

4.1 Exécution du contrat

Les données peuvent être utilisées pour :

  • créer, confirmer et gérer une commande ;

  • traiter le paiement ;

  • organiser l’expédition et la livraison ;

  • établir les factures ;

  • gérer les retours, remboursements, échanges et garanties ;

  • envoyer les informations nécessaires au suivi de la transaction.

4.2 Obligations légales

Certaines informations sont conservées ou communiquées lorsque cela est nécessaire pour respecter les règles comptables, fiscales, douanières ou les demandes valides d’une autorité compétente.

4.3 Intérêt légitime

Sous réserve des droits et libertés des personnes, des données peuvent être traitées afin de :

  • prévenir la fraude et sécuriser les transactions ;

  • répondre aux demandes du service client ;

  • gérer les réclamations et les différends ;

  • assurer le fonctionnement et la sécurité du site ;

  • produire des statistiques nécessaires à l’amélioration des services et des produits.

4.4 Consentement

Le consentement peut être demandé pour les traitements facultatifs qui l’exigent, notamment certaines opérations d’analyse ou l’utilisation de cookies non essentiels.

Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment sans remettre en cause la licéité des opérations déjà réalisées.

5. Destinataires des données

L’accès aux données est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour accomplir leurs missions.

Dans la mesure nécessaire, certaines informations peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivantes :

  • prestataires de paiement ;

  • transporteurs et services logistiques ;

  • prestataires d’assistance et de service après-vente ;

  • hébergeurs et prestataires techniques ;

  • conseils professionnels et autorités légalement habilitées.

Les données communiquées à un transporteur sont limitées aux informations nécessaires à l’acheminement du colis.

6. Encadrement des prestataires

Les prestataires traitant des données personnelles pour notre compte doivent notamment :

  • les utiliser uniquement pour les finalités convenues ;

  • appliquer des mesures de confidentialité et de sécurité adaptées ;

  • respecter les instructions documentées applicables ;

  • tenir compte des principes de protection des données dès la conception et par défaut ;

  • aider à répondre aux obligations prévues par le RGPD lorsque leur intervention est concernée.

7. Transferts internationaux

Certains traitements ou prestataires peuvent être situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un transfert international est effectué, il doit reposer sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, tel qu’une décision d’adéquation ou des garanties appropriées. Des informations complémentaires peuvent être demandées à l’adresse de contact indiquée ci-dessous.

8. Durées de conservation

Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à leur finalité, sous réserve des obligations légales d’archivage.

Les durées indicatives sont les suivantes :

  • données des prospects : 3 ans après la dernière interaction ;

  • données des clients : 5 ans après le dernier achat ;

  • factures et pièces comptables : 10 ans lorsque la loi l’exige ;

  • enregistrements téléphoniques : 6 jours, lorsqu’un enregistrement est effectivement réalisé.

Certaines informations peuvent ensuite être archivées séparément afin de respecter une obligation légale ou de permettre la constatation, l’exercice ou la défense de droits.

9. Prévention de la fraude

Des règles automatisées peuvent être utilisées pour détecter une transaction inhabituelle ou un risque de fraude.

Une commande peut alors être temporairement suspendue et des informations complémentaires peuvent être demandées. Lorsqu’un contrôle automatisé produit un effet important pour l’utilisateur, une vérification humaine peut être sollicitée dans les conditions prévues par la réglementation.

10. Sécurité des paiements et des données

Des mesures techniques et organisationnelles sont appliquées selon les risques identifiés, notamment :

  • chiffrement des transmissions au moyen des protocoles SSL/TLS ;

  • limitation et contrôle des accès ;

  • vérification des paiements par des canaux sécurisés ;

  • recours à des prestataires appliquant les exigences PCI DSS.

Les données complètes des cartes bancaires ne sont pas stockées sur les serveurs du site. Leur traitement est assuré par les prestataires de paiement concernés.

Aucune méthode de transmission ou de conservation ne permet toutefois d’exclure entièrement tout risque de sécurité.

11. Droits des personnes

Sous réserve des conditions prévues par la réglementation, chaque personne peut exercer les droits suivants :

  1. obtenir l’accès à ses données ;

  2. demander la rectification des informations inexactes ;

  3. solliciter l’effacement des données ;

  4. demander la limitation du traitement ;

  5. recevoir les données concernées dans un format portable ;

  6. s’opposer à certains traitements ;

  7. retirer son consentement ;

  8. définir des directives relatives au traitement de ses données après son décès.

Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée lorsque cela est nécessaire, notamment au moyen d’informations associées à la commande.

La personne concernée peut également déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

12. Données concernant les mineurs

Le site ne cherche pas à recueillir volontairement les données personnelles de mineurs.

Lorsqu’une collecte accidentelle est signalée ou constatée, les informations concernées peuvent être supprimées dans un délai raisonnable, sous réserve d’une obligation légale de conservation.

Le parent ou le représentant légal peut demander l’accès, la rectification ou l’effacement des données concernées.

13. Cookies et outils de mesure

Les cookies indispensables peuvent être utilisés pour assurer les fonctions essentielles du site.

Les cookies ou technologies non nécessaires, notamment certains outils de mesure d’audience, sont soumis au consentement lorsqu’il est requis. Les choix peuvent être modifiés selon les modalités décrites dans la Politique relative aux cookies.

14. Coordonnées

Les demandes relatives à la présente politique ou à l’exercice des droits peuvent être adressées aux coordonnées suivantes :

Adresse postale :
8-5-12 Kodamacho Tabata
Honjo-shi, Saitama-ken 367-0222
Japan

Téléphone : +81 80-3288-5648

E-mail : serviceteam@zelmavor.com

Horaires en CET/CEST :

  • Du lundi au vendredi : 09:00–18:00

  • Le samedi : 09:00–16:00